Hi Katja,
Du brauchst keine Orga für so eine private Veranstaltung.
Einfach die Faustregel beachten, daß dort nichts geschieht, was den Hintergrund verändert (des Archipels oder eines SCs).
Also, nix lernen, keinen Gegenstände wie die "+4 magische Rüstung" oder "den Ring der Geschicklichkeit" abstauben.
Das Regelwerk z.B. für Tränke brauen nutzen (die dann allerdings nicht mit auf einen Con genommen werden dürfen), intime Pläne schmieden, LARP-Kampf üben und dergleichen natürlich gern.
Je nachdem, was dort passiert, kann eine Konsequenz natürlich auch z.B. ein GBK-Artikel sein. Auch dürfen die Charaktere auf dem nächsten Con davon sprechen, daß sie sich ja im Dekanter in xxx getroffen hätten.
Davon abgesehen, daß ich Dir gern alle möglichen Fragen beantworte, kann ich Dir leider kaum helfen, ich stecke bis über beide Ohren selbst in der Convorbereitung.
Außerdem bin ich selbst kein großer Freund von Intime-Abenden oder Gewandungsgrillen.
Falls Du ein wenig "Plot" haben willst, böte sich an, eine Art Krimidinner zu machen oder sowas. Da gibt es auch genug vorgefertigtes zu kaufen, was man leicht auf den Hintergrund ummünzen könnte. Ansonsten sind zwei Dinge wichtig:
1. solltest Du vorab wissen, wer mit welchem Charakter kommt, oder ob Du auch NSCs hast. Falls Du selbst eine tragende Rolle auf Deiner eigenen Feier spielen willst, solltest Du auch NSCs haben, die Getränke/Küche und dergleichen übernehmen!
2. hängt damit zusammen - überleg Dir sehr gut, was Deine Rolle dabei sein soll. Willst Du's nur organisieren? Willst Du dann am Intime-Abend als Ansprechpartner für SCs/NSCc outtime bleiben (=SL)?
Das mußt Du Dir eigentlich zuerst überlegen.
Was auch gut auf Intime-Abenden geht, ist eine kleine Wanderung in Gewandung, mit ein paar Stationen, an denen z.B. die alte Hexe ein Kraut gebracht haben möchte, daß von einem Trollock bewacht wird oder ähnliches. Aber da braucht's dann wirklich jemanden, der OT bleibt und das alles managed.
Viel Spaß!
Im übrigen bin ich dafür, daß die Reisezeit zu den Cons verkürzt werden muß.
Der Mensch ist nur da ganz Mensch, wo er spielt. - Johann Christoph Friedrich von Schiller, (1759 - 1805), deutscher Dichter und Dramatiker
Und Sorry, dass ich das erst jetzt schreibe, ich weiß selbst wie ätzend es ist gar kein Feedback zu bekommen... 
